Zaproszenie wspólnika do udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. może nastąpić na 3 sposoby: przesyłką poleconą, pocztą kurierską oraz pocztą elektroniczną (informacje na ten temat znajdziesz tutaj). Czasem przed założeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pojawia się pomysł uproszczenia sposobu zwoływania zgromadzenia wspólników – na przykład zapraszanie do udziału w tym zgromadzeniu w formie telefonicznej, poprzez przesyłanie zaproszenia faksem albo osobiście za pokwitowaniem odbioru zaproszenia.

Czy wprowadzenie takich zmian w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest dopuszczalne?

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości wprowadzenia do umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością innych sposobów zawiadamiania o zgromadzeniu wspólników obejrzyj mate­riał wideo znaj­du­jący się powy­żej. Jeżeli nie możesz obejrzeć nagrania, przeczytaj tekst znajdujący się poniżej. Przygotowałem dla Ciebie transkrypcję mojej wypowiedzi.

Czy można udzielić jednoznacznej odpowiedzi?

Już na wstępie muszę bardzo wyraźnie zasygnalizować jedną rzecz. Możliwość wprowadzenia do umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odstępstw od 3 sposobów zawiadamiania wspólników o zgromadzeniu wspólników jest bardzo dyskusyjna.

W konsekwencji, nie jest możliwe udzielenie jednoznacznej odpowiedzi i przesądzenie czy wprowadzenie do umowy spółki z o.o. takich modyfikacji jest możliwe, czy też możliwe.

Wysłanie listu poleconego to istotny koszt dla spółki z o.o.

Argumenty mające przemawiać za możliwością wprowadzenia takiej zamiany do umowy spółki w ocenie zwolenników takiej możliwości są w zasadzie dwa. Po pierwsze, zwoływanie zgromadzenia wspólników sposobami określanymi w umowie spółki miałoby być często nieefektywne czasowo i ekonomicznie.

Jako przykład uzasadniający taki tok rozumowania podawana jest sytuacja, w której tylko jeden ze wspólników pracuje na co dzień poza spółką. Dlaczego wobec tego do każdego ze wspólników powinien zostać wysłany list polecony albo przesyłka kurierską, skoro części wspólników można doręczyć zaproszenia osobiście?

Przyznam szczerze, że aspekt finansowy i organizacyjny tego argumentu nie przemawia do mnie w sposób szczególnie silny. Prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki z o.o. jest swobodną decyzją wspólników tej spółki i należy liczyć się z tym, że powodować to może pewne (w tym przypadku zupełnie marginalne) koszty.

Chcącemu nie dzieje się krzywda

Bardziej interesujący jest drugi z argumentów mający uzasadniać dopuszczalność możliwości zmiany umowy spółki w tym zakresie. Wspólnik zawierając umowę spółki z o.o. albo przystępując do takiej spółki w późniejszym okresie godzi się na pewne rozwiązania organizacyjne obowiązujące w spółce. A skoro wspólnicy wspólnie godzą się na takie rozwiązania, to nie należy ich przymuszać do korzystania z innych rozwiązań. Wszystko zgodnie z zasadą chcącemu nie dzieje się krzywda.

Taki sposób rozumowania ma z pewnością wiele racji, można powiedzieć nawet, że ma charakter całkowicie uniwersalny, w konsekwencji czego można go dopasować do wielu sytuacji. I między innymi w tym tkwić może jego słabość. Przyjęcie tego toku rozumowania pomija, że Kodeks spółek handlowych przyjął pewien określony system zawiadamiania wspólników o zgromadzeniu wspólników, ale także o innych zdarzeniach – na przykład o podziale spółki.

System ten zakłada teorię wysłania (a nie typową dla prawa cywilnego teorię doręczenia) – kluczowy dla skuteczności zawiadomienia jest sam fakt wysłania zawiadomienia, a nie fakt jego dotarcia do wspólnika. Jako cele przyjęcia takiego systemu zawiadamiania można wskazać między innymi umożliwienie relatywnie szybkiego i pewnego zwoływania zgromadzeń wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Dla skutecznego podejmowania uchwał w ramach tego zgromadzenia nie jest w szczególności konieczne dociekanie przez osobę zwołującą zgromadzenie, czy wspólnik odebrał zawiadomienie, czy go nie odebrał (a jeżeli nie odebrał to czy było to jego działanie celowe, czy też niecelowe).

Wprowadzenia innych rozwiązań w zakresie zwoływania zgromadzenia wspólników może prowadzić do załamania przyjętego sposobu zawiadamiania wspólników, a w konsekwencji w sytuacji konfliktowej do utrudnienia lub całkowitego uniemożliwienia odbywania zgromadzenia wspólników.

Ustawodawca sam zaktualizował katalog sposobów zawiadomień

Należy także pamiętać o tym, że wspólnicy posiadają możliwość wyboru fakultatywnego bardzo szybkiego sposobu zawiadamiania o zgromadzeniu – poprzez email.

Skoro możliwość ta została wprowadzona do Kodeksu spółek handlowych w terminie późniejszym niż w chwili uchwalenia tej ustawy, to można postawić uzasadnione pytanie: czy gdyby ustawodawca chciał umożliwiać dokonywanie przez wspólników zmian w zakresie sposobu zwoływania zgromadzenia wspólników, to nie przewidziałby takiej możliwości wprost? Tak uczynił przecież w przypadku poczty elektronicznej.

Uważaj na ryzyka prawne związane ze zmianami

Moje osobiste przekonania w tym zakresie (a są one dosyć negatywne) nie zmieniają jednak jednej rzeczy – nie jestem zwolennikiem rekomendowania wprowadzenia do umowy spółki z o.o. zmian w tym zakresie stanowiących odstępstwo od reguł kodeksowych.

Każda taka ingerencja ma szanse ostatecznie skończyć się tylko jednym – zwiększeniem ryzyk prawnych związanych z podejmowaniem uchwał na zgromadzeniu wspólników w zamian za iluzoryczne przyśpieszenie prac spółki i zmniejszenie kosztów.

Musisz pamiętać, że w sytuacjach bezkonfliktowych możliwe jest przeprowadzenie zgromadzenia wspólników bez jego wcześniejszego zwołania albo nawet nawet niejako konwalidacja wadliwie zwołanego zgromadzenia na skutek braku zaskarżenia uchwały przez wadliwie zawiadomionych wspólników.

Zmiany sposobów zawiadamiania o zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. – zapamiętaj!

Co powinieneś zapamiętać po obejrzeniu tego materiału wideo? Możliwość wprowadzenia zmian w sposobie zawiadamiania wspólników o zgromadzeniu wspólników jest sporna w nauce i praktyce prawa spółek handlowych.

Niezależnie od przyjęcia albo odrzucenia takiej możliwości należy być w pełni świadomym pojawienia się ryzyk prawnych związanych ze skutecznością podejmowanych uchwał w sytuacjach konfliktowych pomiędzy wspólnikami.

Jeżeli pomiędzy wspólnikami nie ma konfliktu możliwe jest zwoływanie zgromadzenia w inny sposób niż określony w Kodeksie spółek handlowych, a nawet podejmowanie uchwał bez wcześniejszego zwoływania zgromadzenia.