W jednym z poprzednich materiałów wideo wyjaśniałem komu przysługuje prawo zwołania zgromadzenia wspólników spółki z o.o.. Aby doszło do skutecznego zwołania tego zgromadzenia, co umożliwi skuteczne podejmowanie w ramach prowadzonych obrad konieczne jest zachowanie pewnych wymagań formalnych.

Część z tych wymagań dotyczy sposobu zwołania zgromadzenia, inaczej mówiąc sposobu zaproszenia wspólników do uczestnictwa w obradach tego zgromadzenia. Kodeks spółek handlowych dopuszcza zwołanie zgromadzenia na 3 sposoby:

  1. przesyłką poleconą,
  2. pocztą kurierską, oraz
  3. pocztą elektroniczną.

Jakie podstawowe informacje na temat każdego z tych sposobów zwoływania zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinieneś posiadać?

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat sposobów zwoływania zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obejrzyj mate­riał wideo znaj­du­jący się powy­żej. Jeżeli nie możesz obejrzeć nagrania, przeczytaj tekst znajdujący się poniżej. Przygotowałem dla Ciebie transkrypcję mojej wypowiedzi.

Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. można zwołać listem poleconym

Pierwszym ze sposobów zwoływania zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest wysłanie zaproszeń do uczestnictwa w tym zgromadzeniu z wykorzystaniem przesyłek poleconych. Takim określeniem posługuje się przynajmniej art. 238 § 1 KSH.

Przesyłki polecone należy w praktyce rozumieć jako listy polecone wysłane za pośrednictwem tak zwanego operatora pocztowego – dla pewności warto w tym zakresie skorzystać z usług Poczty Polskiej. List polecony nie wymaga jakichkolwiek innych usług dodatkowych – w szczególności nadania mu charakteru priorytetowego albo potwierdzenia odbioru (czyli zwrotki).

W tym momencie zaznaczę tylko, że dla osoby rozsyłającej zaproszenia zasadniczo nie ma żadnego znaczenia, czy zaproszenie ostatecznie dotarło do adresata, ewentualnie w jakim terminie dotarło. Kluczowe znaczenie dla skutecznego zwołania zgromadzenia wspólników ma terminowe zrealizowanie obowiązku rozesłania zaproszeń. Kwestię tą omówię szerzej w kolejnym wpisie.

Przesyłki kurierskie – uważaj na szczegóły

Drugim ze sposobów zwołania zgromadzenia wspólników spółki z o.o. jest rozesłanie zaproszeń do udziału w tym zgromadzeniu z wykorzystaniem „poczty kurierskiej” – takim określeniem posługuje się art. 238 § 1 KSH.

Zaproszenie innych osób z wykorzystaniem tej formy powinno nastąpić za pośrednictwem tzw. operatora pocztowego świadczącego usługi „przesyłki kurierskiej” – takimi określeniami posługuje się z kolei ustawa prawo pocztowe. Generalnie status operatora pocztowego posiadają renomowane firmy kurierskie, dla bezpieczeństwa należy jednak upewnić się, że zlecana im usługa będzie wykonywana właśnie w ramach prawa pocztowego.

Z wielką ostrożnością należy podchodzić dla różnego rodzaju pośredników, podwykonawców, czy punktów przyjmowania przesyłek kurierskich – nawet jeżeli ostatecznie przesyłka nadana zostanie w odpowiednim reżimie prawnym, to termin jej nadania wymagany przepisami Kodeksu spółek handlowych może zostać niezachowany. Podobny stopień ostrożności należy zachować w stosunku do różnego rodzaju mniejszych firm kurierskich, na przykład kurierów rowerowych – korzystanie z ich usług może skutkować wadliwym zwołaniem zgromadzenia wspólników.

Email tylko za zgodą wspólnika

Trzecim ze sposobów zwołania zgromadzenia wspólników spółki z o.o. jest rozesłanie zaproszeń pocztą elektroniczną. Aby było możliwe zaproszenie wspólnika do udziału w zgromadzeniu w ten sposób wcześniej wspólnik ten musi wyrazić na to zgodę oraz wskazać adres email, na którym mają być kierowane zaproszenia.

Pamiętaj o tym, że ta forma wysyłania zaproszeń ma charakter dobrowolny tak dla spółki, jak i dla wspólnika. Nawet jeżeli wspólnik wyraził zgodę na zawiadamianie go o zgromadzeniu w ten sposób, obliguje to spółki do zawiadamiania tylko z wykorzystaniem tego sposobu. Wysyłającemu zaproszenie przysługuje prawo wyboru, czy zaproszenie ma być wysłane przesyłką poleconą, przesyłką kurierską, czy poprzez email.

Na koniec chciałbym zasygnalizować, że z tą formą wysyłania zaproszeń związanych jest wiele problemów praktycznych, o których opowiem o nich w jednym z kolejnych materiałów wideo. Osobiście rekomenduję zazwyczaj wybieranie innych form zapraszania wspólników od udziału w zgromadzeniu wspólników, zwłaszcza w sytuacjach konfliktowych.

Sposoby zwoływania zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – zapamiętaj!

Co powinieneś zapamiętać po obejrzeniu tego materiału wideo? Kodeks spółek handlowych dopuszcza zaproszenie wspólnika do udziału w zgromadzeniu wspólników na 3 sposoby:

  1. przesyłką poleconą – w potocznym rozumieniu listem poleconym wysłanym Pocztą Polską;
  2. pocztą kurierską – w potocznym rozumieniu kopertową przesyłką kurierską wysłaną jedną z renomowanych firm kurierskich;
  3. pocztą elektroniczną.

Trzeci ze skazanych przed chwilą sposobów jest możliwy do zrealizowania tylko po wcześniejszym wyrażeniu zgody przez wspólnika. Nawet w takim przypadku wspólnik ten może być zawiadomiony z wykorzystaniem pozostałych sposobów – wybór odnośnie formy zawiadomienia leży po stronie spółki.