W jednym z poprzednich wpisów wyjaśniałem, że wspólnik może uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez pełnomocnika. W zakresie wyboru osoby pełnomocnika istnieje dosyć duża swoboda – dwa najistotniejsze ograniczenia to zakaz ustanawiania pełnomocnikiem członka zarządu oraz pracownika spółki.

Oprócz wyboru osoby, która ma reprezentować prawa wspólnika w trakcie obrad zgromadzenia wspólników należy udzielić pełnomocnictwa – w jaki sposób to zrobić? Czy wystarczy ustne upoważnienie, czy może konieczne jest sporządzenie jakiegoś dokumentu?

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat osób uprawnionych do bycia pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. obejrzyj mate­riał wideo znaj­du­jący się powy­żej. Jeżeli nie możesz obejrzeć nagrania, przeczytaj tekst znajdujący się poniżej. Przygotowałem dla Ciebie transkrypcję mojej wypowiedzi.

Pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników nie udzielisz faksem

Ustne upoważnienie nie wystarczy do udziału w zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika. Art 243 § 2 Kodeksu spółek handlowych przewiduje, że pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników powinno zostać udzielone w formie pisemnej zastrzeżonej pod rygorem nieważności. Oznacza to, że pełnomocnictwo udzielone w formie słabszej niż pisemna (czyli w formie dokumentu zwierającego własnoręczny podpis wspólnika) będzie nieważne.

W związku z tym nie będzie skuteczne pełnomocnictwo udzielone ustnie, emailem (także przesłane w formie skanu dokumentu), ale też faksem. Przyjmuje się, że wydruk faksu nie zawiera w sobie własnoręcznego podpisu, leczy tylko jego reprodukcję.

Z drugiej strony pełnomocnictwo udzielone w formie silniejszej od formy pisemnej będzie skuteczne. W tym przypadku formą silniejszą będzie forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym albo forma aktu notarialnego.

Czy pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu protokołowanym w formie aktu notarialnego wymaga szczególnej formy?

Co jednak w przypadku kiedy protokół z obrad zgromadzenia sporządzany jest przez notariusza w formie aktu notarialnego koniecznej na przykład w przypadku podejmowania uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki?

Art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego przewiduje, że jeżeli czynność prawna wymaga szczególnej formy pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Czy oznacza to, że do udziału w zgromadzeniu wspólników protokołowanym w formie aktu notarialnego konieczne jest udzielenie pełnomocnictwa także w formie aktu notarialnego?

Nie, nie jest to konieczne. Nie wchodząc w szczegółowe dywagacje co do istoty zgromadzenia wspólników oraz uchwał podejmowanych w jego ramach, można przyjąć, że art. 243 § 2 Kodeksu spółek handlowych wymagający pełnomocnictwa w formie pisemnej jest przepisem szczególnym wobec art. 99 § 1 wymagającego udzielenia formy szczególnej.

W związku w każdym przypadku wystarczające jest udzielenie pełnomocnictwa w formie pisemnej, nawet w przypadku podejmowania na zgromadzeniu wspólników uchwał stanowiących zmianę umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, do czego konieczne jest zachowanie formy aktu notarialnego.

Forma pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. – zapamiętaj!

Co powinieneś zapamiętać po obejrzeniu tego materiału wideo? Pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników powinno mieć formę pisemną – być dokumentem zawierającym własnoręczny podpis wspólnika udzielającego pełnomocnictwa. W związku z tym pełnomocnictwo nie może być udzielone telefonicznie, emailem (nawet w postaci skanu dokumentu pełnomocnictwa), czy faksem. Forma pisemna jest dostateczna także w przypadku kiedy protokół z obrad zgromadzenia będzie sporządzany w formie aktu notarialnego.